أعلنت الهيئة العامة للرقابة المالية عن إمكانية شركات التأمين وإعادة التأمين تسجيل اجتماعات الجمعية العامة باستخدام وسائل إلكترونية بالصوت والصورة، مع ضرورة حفظ المحاضر بشكل آمن وغير قابل للتعديل، مما يسهل الرجوع إليها عند الحاجة.
وفي هذا السياق، وضعت الهيئة مجموعة من الضوابط، أولها أن يكون المحضر موقعًا إلكترونيًا وفقًا لقانون التوقيع الإلكتروني. ثانيًا، يجب أن يتضمن السجل الإلكتروني تقنيات تضمن أمن المعلومات وتمنع الاختراق بما يتوافق مع متطلبات الهيئة.
كمان لازم الشركة ترسل نسخة من تسجيل الاجتماع إلى الهيئة مع طلب اعتماد المحضر. الهيئة أكدت على ضرورة تعيين رئيس الجمعية العامة لأمين سر الجمعية وجامعي أصوات من غير المساهمين، مع ضرورة إقرار الجمعية لهذا التعيين. أمين السر هو المسؤول عن كتابة المحضر، الذي يجب أن يتضمن ملخص المناقشات والقرارات، مع أهمية الدقة في تسجيل التصويت على القرارات. وفي حال حدوث خلاف بشأن صحة الأصوات، يتم اعتبارها صحيحة أو باطلة حسب الحاجة لعرض الأمر لاحقًا على الهيئة أو الجهة القضائية المختصة.
التعليقات